Privacyverklaring RPI FamilyCards B.V, (hierna “FamilyCards”)
Inleiding
Bij FamilyCards worden persoonsgegevens van u verwerkt om diensten aan u te kunnen leveren. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming welke per 25 mei 2018 van toepassing is, is de communicatie over- en contractvorming ten behoeve van onze gegevensverwerking verder aangescherpt. Om duidelijkheid over de mate van betrouwbaarheid van onze werkwijzen en -omgeving te creëren zal FamilyCards transparant blijven over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. Deze privacyverklaring beschrijft de verwerking van uw gegevens die wij in het kader van onze diensten verrichten.
Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en waarom?
In het kader van onze doelstellingen tot het leveren van goede service en efficiënt communiceren met onze bestaande en potentiële klanten en het voldoen aan wettelijke administratieve eisen is het van belang dat wij bepaalde gegevens van u opslaan.
Hieronder vallen alle gegevens die u invult wanneer u (papieren) bestelformulieren instuurt of indien u contact met één van onze medewerkers heeft of op een andere manier met ons communiceert. Deze gegevens worden gebruikt om uw transactie af te ronden, bestelling te verwerken en te bezorgen en om u desgewenst op de hoogte te houden van de services die wij u kunnen bieden.
Welke gegevens zijn dit?
- Er zijn gegevens nodig om u te kunnen identificeren en voor de uitvoering van uw bestelling zoals: voornaam, achternaam, adres(sen), telefoonnummer(s), e-mailadres.
- Er zijn, in geval van onze opmaakservice, soortgelijke gegevens nodig van uw klant.
- Voor de verzending van producten en diensten zijn wij op de hoogte van de verzend en factuurgegevens.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens van uw klant die u heeft verstrekt in het kader van een opmaak dan wel printopdracht worden door FamilyCards bewaard in een beveiligde omgeving niet langer dan één jaar na uitvoering.
Gegevens van personen binnen uw organisatie in het kader van de reguliere levering van producten en diensten worden minimaal 7 jaar bewaard na beëindiging van de relatie.
De mailwisselingen die in het kader van uw bestelling hebben plaatsgevonden, worden door ons verwijderd 6 maanden nadat de bestelling is geleverd, mits deze berichten geen informatie bevatten die voor ons noodzakelijk zijn om te bewaren.
U kunt te allen tijde verzoeken om uw persoonsgegevens op te vragen, aan te passen of te verwijderen.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Wij zijn uiterst voorzichtig met alle gegevens in ons systeem, om die reden hebben wij bepaalde protocollen ingezet om te voorkomen dat data gelekt kunnen worden.
Onder deze vallen onder andere:
- Toegangscontrole middels regelmatige wisseling van wachtwoorden;
- Doel gebonden toegangsbeveiliging;
- Beveiliging van netwerkverbindingen;
- Centrale opslag op onze server in een aparte omgeving, alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde functionarissen;
- Dagelijkse backup bij een externe partij op basis van een verwerkersovereenkomst..
- Medewerkers van FamilyCards worden via verschillende kanalen en tools bewust gemaakt
van het belang van beveiliging van persoonsgegevens. - Wij controleren en verwijderen voorts met regelmaat overbodige gegevens en contacten.
Mocht er onverhoopt toch een databreuk plaatsvinden maken wij hiervan een melding bij de autoriteit persoonsgegevens alvorens de zover bij ons bekende betrokkenen te laten weten wat en hoe dit plaats heeft kunnen vinden.
Worden uw persoonsgegevens verstrekt aan derde partijen?
Om de door u gewenste diensten te kunnen leveren worden persoonsgegevens alleen verstrekt aan derde partijen indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de dienstverlening.
In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van externe drukkerijen. Deze drukkerijen krijgen de beschikking over dezelfde persoonsgegevens zoals door u aan ons aangeleverd en worden alleen gebruikt om uw bestelling af te kunnen drukken en, in voorkomende gevallen, te kunnen verzenden.
Voor andere doeleinden zullen wij verder geen persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen, tenzij u hier nadrukkelijk toestemming voor heeft verleend of wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Wat zijn uw rechten?
Recht op inzage
Als u de persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt wilt inzien, kunt u een verzoek tot inzage doen door te mailen naar info@familycards.nl.
Recht op correctie of verwijderen van gegevens
U kunt verstrekte persoonsgegevens wijzigen, aanvullen of verwijderen. Dit kunt u doen door te mailen naar het hiervoor genoemde e-mailadres.
Klacht Autoriteit Persoonsgegevens
Indien u van mening bent dat wij uw klachten over de verwerking van persoonsgegevens niet naar uw wens hebben behandeld en wij hier gezamenlijk niet uitkomen. Dan hebt u op grond van de privacywetgeving het recht om uw klacht in te dienen bij de Nederlandse privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Behandeling van uw verzoek:
Uw verzoek wordt binnen vier (4) weken afgehandeld. Afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek en van het aantal verzoeken dat binnen komt, kan die termijn indien nodig met twee (2) maanden worden verlengd. Wanneer wij geen gevolg (kunnen) geven aan uw verzoek, dan delen wij dit onverwijld na ontvangst van uw verzoek mee waarom uw verzoek zonder gevolg is gebleven.
Nieuwsbrief en aanbiedingen
Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, houdt FamilyCards u per e-mail op de hoogte door middel van een nieuwsbrief. Ontvangt u liever geen nieuwsbrieven en aanbiedingen meer per e-mail, dan kunt u zich uitschrijven via de link ‘uitschrijven’ die onderin de nieuwsbrief te vinden is.
Wijzigingen van de privacyverklaring
FamilyCards behoudt het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen als nieuwe ontwikkelingen in de privacywetgeving daartoe aanleiding geven. Deze wijzigingen worden op de website gepubliceerd. Wij adviseren u daarom deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft.